案例 | 外贸公司用 SeaTable 搭建订单管理系统，实现客户财务等高效协同

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随着数据和人员的增加，还在依赖传统 Excel 和纸张来管理订单的传统外贸企业，肯定是低效和落后啦！

用手工操作纸质方式来管理大量订单，不仅耗费时间和精力，还会给公司带来资源浪费，数据协同、在线查询和统计分析等更是无从谈起，极易导致资金流失和缺乏监管。

本案例中的外贸公司也曾使用过一些在线文档或其他订单管理系统，但是很多文档处理数据能力有限，数据量大时，就会卡顿甚至崩溃；另一方面，有的缺少灵活的权限管理、数据自动化处理等功能，无法满足精细协同需求；而大型的订单管理系统，操作比较复杂，功能存在冗余，且成本较高。在经过对比后，公司选择了用 SeaTable 来低门槛按需搭建订单管理系统。

SeaTable 是一款以智能表格为基础的新型数字化平台。它支持“文件” “协作人” “计算公式”等丰富的数据类型，帮助用户用表格的形式来组织和管理各类信息。在表格基础上，它还支持自定义工作流、应用搭建、数据分析等丰富的扩展功能，让团队和企业快速搭建出灵活的业务系统和软件应用，低门槛实现工作的数字化。

经过与客户详细的沟通，我们帮助客户搭建了完善的订单管理系统，完全满足了客户提出的需求。具体来看。

订单管理系统表格结构

表格人员角色

• 管理者：表格管理员拥有表格最高权限，负责整个系统的管理。
• 财务：负责对收付款汇总、收付款明细、利润表、员工薪资等的核算。
• 业务员：负责客户维系与创建，谈成合同，以及后续的催款。对工厂方面的金额不可见。
• 跟单员：负责订单跟单，填写订单过程中的相关费用。对于客户和工厂方面金额均可见。
• 检验员：只负责进行订单出货的检验。

订单管理系统模块及场景

产品管理

「产品信息」子表作为产品库，用于记录产品信息，包括产品名称、规格、单价等。

当 「订单明细」表有新订单产生时，便可以直接在表中的“产品”链接列选择对应的产品。

客户管理

「客户信息」作为公司的客户资源库，用于记录客户的基本信息，包括客户名称、公司名、电话等。销售人员可以将日常开发的新客户，全部记录在这里。

当有客户合作时，就可以在 「合同信息」 中直接选择对应的客户，便于员工进行回溯跟踪。

点击「客户信息」表“合同信息” 链接列中的记录，即可查看与客户所有的往来合同。

除此之外，还建立了“创建者” “业务员分配” “跟单员”三列。管理者可以很清楚地看到每个环节对应的负责人，以便了解和沟通工作进展。

合同管理

「合同信息」用于合同的收集整理，记录对应客户、合同号、结算方式等。

合同是交易中最重要的一部分，纸质的合同整理麻烦，容易丢失，查找起来很花时间。而在 SeaTable 中，只需上传电子合同到文件列，就可以在线查看、下载、打印。

在表格搜索框中，搜索客户名或其他任意相关信息，都可以轻松找到合同，非常方便。

当一个合同产生后，也会有对应的订单和收付款记录随之产生。那么还可以使用“按钮”列和“自动化规则”功能，实现子表间数据的自动关联。具体操作步骤如下：

首先，新建一个按钮列，选择动作——将行复制到另一个表，可以将当前子表与选定子表中列名相同的内容进行复制。

比如「订单明细」和「收付款汇总」中，首列名均为“合同号”，那么在「合同信息」表点击按钮后，就会将对应行的合同号复制过去。

接着，设置自动化规则。

复制合同号到 「订单明细」和「收付款汇总」表的行为，属于新增记录。因此在“自动化规则”中，设置规则为“新增记录时，自动添加链接”。

那么，每当点击按钮列（同步合同号到其他两个子表）时，表格就会自动将 「合同信息」与 「订单明细」「收付款汇总」 两个子表的关联记录分别自动添加，无需挨个手动选择。

下文中其他子表之间自动添加链接，也是同理。

订单管理

「订单明细」用于记录订单购买数量、涉及到的工厂、工作人员以及人员提成、工厂金额、订单利润、所属合同等。

订单管理中包括业务员、检验员、跟单员三种角色，我们建立对应的视图，结合过滤条件、隐藏列、共享视图的功能，就能实现不同角色只能看到自己应该看到的行和列，保证了数据的安全性和私密性。

除此之外，还增加了复制列的按钮动作，可以直接复制 “下单年月”的行内容到利润表，新增一行记录。结合自动化规则，便可以实现利润表中关联记录和利润计算的完全自动化，这在 「利润表」的讲解中会详细说明。

财务管理

「收付款汇总」用于记录对应合同的客户收款金额，以及工厂金额等支付情况。

因为「收付款汇总」已经通过链接列，与「订单明细」等子表建立了关联，因此可以直接用“链接公式”类型列中的 rollup 来汇总计算出各个数据，并可通过公式列对这些数据进行进一步计算。

「收付款明细」用于记录每笔收付款情况。

我们建立了一个“同步退税”的按钮列，同样设置了“复制行到另一个表”的动作，用于复制“合同号” “订单号 ” 的内容到「退税明细」 中。这样，就无需在「退税明细」中手动输入了。

同时，我们设置了自动化规则——退税锁定（锁定行）。如果“已退税”列被勾选，就会自动锁定对应的行，即不允许该行再被编辑。

「退税明细」用于记录退税金额。当前面的「收付款明细」中点击按钮列复制合同号和订单号后，「退税明细」 会新增一行记录。

我们新建自动化规则为“新增记录—添加链接”，当系统检测到新增的记录中，合同号与「收付款汇总」的合同号相同，且订单号与「订单明细」中的订单号相同，就会自动与 「收付款汇总」和「订单明细」中对应的记录关联。

因此，已设置好的链接公式列“工厂金额”和公式列“退税金额”便会同时计算出结果，无需手动操作。

「利润表」用于记录每月的利润。原理同 「退税明细」，可以实现完全自动化。

上面提到，在「订单明细」中点击按钮，会直接复制“下单年月”到「利润表」中，生成一行新记录。

根据已经设置的自动化规则， 「订单明细」和「员工信息」中如果有相同年月的记录，便会与之自动关联起来，同时链接公式列“订单总利润”和“员工基本支出”也会自动计算出结果。在此基础上，公式列“月利润”便也能自动计算得出。

「员工薪资」用于核算每月员工薪资。

首先建立三个数据处理操作——为工作人员关联「订单明细」中对应的记录，用于公式列提取和计算「订单明细」中“提成”列的金额。

然后新建一个按钮列，动作为“运行数据处理”，点击按钮即可直接运行三个数据处理操作。

这样，我们就可以一键关联所有员工的记录，计算出提成，得出全部员工的综合薪资。

供应商管理

「供应商」用于记录工厂的基本信息，包括工厂名称、联系人、电话，以及发票信息。

我们可以用外部应用中的“通用应用”，建立一个应用：其中“供应商信息填写”表单页面，用于供应商自行填写厂商信息。“供应商信息”表格页面，用于展示每个供应商自己填写的内容，支持修改。管理员可在原表格中实时看到所有供应商信息。

在应用的“供应商信息”表格页面，增加过滤条件“创建者，包括当前用户”。这样，每个供应商就只能看到和修改自己的信息了。

总结

通过这个案例可以看到，外贸公司不需要编程代码就能用 SeaTable 低门槛搭建出一个订单管理系统，把以订单为主线的产品、客户、合同、财务等数据打通，实现了数据处理的高度自动化，减轻了员工负担，实现了业务环节间、部门间的高效协同和一体化管理，有效提升了企业的运营效率。

另外，SeaTable 还提供了提醒规则、工作流、API等其他功能，在搭建业务系统和软件应用时，可以灵活组合使用。总之，作为一款以智能表格为基础的新型数字化平台，基于它丰富实用的功能，让可操作性非常强，能灵活地自主定制，能低门槛实现工作的数字化。可以这么说，只要你懂自己的业务，就能用 SeaTable 来帮你的企业降本提质增效。

Last modified by seatable, 2023-03-01